Prendre le chemin de l’externalisation est une décision stratégique qui promet l’atteinte de divers objectifs de l’entreprise. Il est à noter que les bénéfices à tirer de cette solution sont substantiels, mais sa réussite dépend tout de même de certains paramètres. En effet, l’entreprise devra notamment faire des choix bien réfléchis. Ils assureront le succès de l’externalisation du ou des services sélectionnés. Dans le cas de la permanence téléphonique externalisée, voici quelques suggestions de choix stratégiques qui devraient être mis en pratique.

Identifier les besoins de l’entreprise en matière de permanence téléphonique

Avant de sauter le pas dans l’externalisation de la permanence téléphonique, les responsables d’une entreprise devront procéder à une étude approfondie. Cette étude aura pour objet l’inventaire des moyens en possession de la société pour se lancer dans cette aventure. L’identification des besoins réels de la firme en matière d’externalisation représente un élément crucial de cette étape. En effet, il serait mieux de savoir si la permanence téléphonique de l’entreprise nécessite cette externalisation ou non.

Il ne faut pas oublier que l’opération requiert une certaine somme d’argent. Cela fera une charge de plus à intégrer au sein du budget de fonctionnement de la société. Une réunion des départements concernés devra se tenir afin de déterminer la nécessité de l’externalisation de la permanence téléphonique. À l’issue de cette réunion, les motivations de la firme pour le lancement du processus d’externalisation seront plus claires. Les objectifs de l’opération pourront également être fixés de manière plus réaliste.

Engager un professionnel fiable et compétent

Les offres de service dans le domaine de la permanence téléphonique externalisée sont en grand nombre. Il existe de plus en plus d’agences spécialisées dans ce secteur. Afin de s’assurer du succès de la démarche, l’entreprise a le devoir de sélectionner le prestataire idéal. C’est une affaire qui demande de la minutie et aussi de la stratégie. S’y prendre au hasard présente beaucoup trop de risque de mauvaises surprises. Pour les responsables de la firme, il leur est conseillé d’observer ces quelques critères de sélection :

Observer le profil du prestataire en permanence téléphonique

L’externalisation de la permanence téléphonique est une décision stratégique qui s’adresse à différentes sortes d’entreprise. Cette option n’est effectivement pas réservée uniquement aux sociétés commerciales. Ainsi, avant de réaliser la sélection d’un prestataire, il est essentiel de bien observer le profil de ce dernier. Il existe par exemple des agences spécialisées dans le domaine médical, d’autres sont expertes dans le traitement des appels relevant du domaine juridique.

Vérifier le respect du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données)

Le respect du RGPD est une condition plus qu’importante que le prestataire en permanence téléphonique devra présenter. Chaque élément de la mission qui lui sera confiée devra demeurer confidentiel. Parmi les principaux objectifs du RGPD, il y a entre autres la protection des données personnelles des individus concernés par une opération spécifique. Le RGPD vise aussi à responsabiliser les acteurs de ce type d’opération.

S’assurer du professionnalisme du prestataire

Le prestataire en permanence téléphonique externalisé aura tout intérêt à offrir un service professionnel. Pour s’en assurer, l’entreprise pourra se renseigner sur la réputation de l’agence auprès de ses confrères qui ont déjà eu l’occasion de travailler avec elle. Il est recommandé de vérifier également son respect des termes du contrat, ou encore la qualité de ses réalisations.

Effectuer un suivi régulier des opérations

Lorsque le partenaire spécialiste en permanence téléphonique externalisée aura été sélectionné, un cahier des charges préalablement préparé par la société lui sera remis. Ce document lui servira de feuille de route. Par ailleurs, tout au long de la collaboration, il est indiqué à l’entreprise cliente de réaliser un suivi régulier des opérations. Cela est indispensable pour vérifier que tous les termes du contrat sont respectés et que le partenariat apporte ses fruits.