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Les voyages d’affaires représentent une grosse dépense pour la plupart des entreprises. Que vous ayez des clients dans tout le pays ou devez signer des collaborations internationaux, il y a probablement un certain nombre de déplacements nécessaires pour un bon déroulement des activités quotidiennes de votre organisation.

Alors, comme s’assurer que les ordres de missions sont parfaitement suivis à lettre et que votre agent respecte le budget assimilé? La bonne nouvelle est que, même s’il est parfois nécessaire de se rendre dans les bureaux de vos clients situés dans d’autres villes pour signer des contrats, vous pouvez désormais maîtriser les frais de déplacement en gardant un œil sur les différents coûts. Voici comment !

User de la Carte Corporate

Le meilleur moyen pour une entreprise de garder un œil sur toutes les dépenses réalisées par son agent en voyage d’affaires serait de souscrire à une carte corporate auprès d’un prestataire de services qui enregistrera toutes les transactions effectuées par le voyageur.

Chaque paiement avec la Carte Corporate, même les plus minimes pourront ainsi être réalisées grâce à cette carte. L’entreprise pourra ainsi contrôler toutes les dépenses de voyages d’affaires avec cette carte. Le prestataire sera votre seul correspondant concernant les comptes en cours et ceux finaux des dépenses d’un agent en particulier. Ainsi, à son retour, il est de votre droit de regarder tous les flux d’échanges monétaires réalisés et de faire une analyse des dépenses indispensables et ceux qu’on pourra éviter.

A partir de votre toute première expérience avec la Carte Corporate, vous pourriez facilement effectuer des rapprochements et créer ensuite une politique de voyage d’affaires qui englobera les divers règlementations de votre entreprise en matière de dépenses pour les déplacements de vos agents.

Créer une politique de voyage d’affaires

La procédure qui vous permettra de maîtriser les coûts de déplacement de votre entreprise n’est pas toujours facile et est une des tâches les moins excitantes en tant que responsable.

Indépendamment de la carte Corporate qui est sans aucun doute la meilleure option de suivi disponible, vous devez créer une politique de voyages d’entreprise décrivant comment vous souhaitez que les voyages d’affaires soient gérés. Sinon, les employés seront libres de faire ce qu’ils préfèrent, ce qui peut vous coûter de l’argent.

La politique de votre entreprise en matière de voyages d’affaires devrait inclure:

  • Règles de réservation des compagnies aériennes
  • Détails sur les repas et les divertissements, y compris les indemnités journalières
  • Quels frais seront remboursés et lesquels ne seront pas remboursés
  • Compagnie aérienne, chaîne hôtelière et loueur de voitures de votre entreprise

Par exemple, votre politique doit indiquer si votre entreprise ne paie que les billets d’avion en classe économique et que tout surclassement est à la charge de l’employé. Indiquez également si l’entreprise paiera pour les bagages en surpoids, les abonnements aux salons aériens, le Wi-Fi en vol, le stationnement dans les aéroports, les taxis et autres frais accessoires.

C’est une bonne idée d’inclure la politique de votre entreprise en matière de voyages dans votre manuel de l’employé, afin de pouvoir vous y référer facilement.